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告訴你如何有效實施初次認可評審策劃及認可評審

告訴你如何有效實施初次認可評審策劃及認可評審

發布日期:2018-10-12 作者:北京草莓视频下载app污视频認證有限公司青島分公司 點擊:

認證機構的初次認可包括申請專項認可製度的認可申請及已獲得認可的認證機構申請增加專項或是分項認可製度的認可申請。近幾年來,隨著對認證機構行政審批政策的放寬,越來越多的認證機構申請CNAS初次認可。2018年以來,初次認可評審已在認可評審工作中占有一定的比重。同時,行政監管部門以及CNAS對已獲得認可的認證機構監管力度越來越大,近兩年發生了一些新認可的認證機構受到暫停或告誡的處罰。一些認證機構在初次認可評審現場因其不具備相應的認可評審條件,導致評審組被迫終止認可評審。下麵筆者就如何有效實施初次認可評審策劃以及如何實施認可評審提出幾點意見和看法




、初次認可評審的特點




初次申請認可的認證機構,其管理基礎及管理水平差異較大,通常有以下六種表現形式


第一種:已獲得多年認可的認證機構,由於主管部門的政策調整或者內部組織機構職能調整等因素,認證機構申請了認可資格的注銷後,重新申請認可。這類認證機構的表現形式還有所不同,一種是認證機構的主要管理人員及審核隊伍中的骨幹審核人員沒有流失,其管理基礎沒有受到太大影響;另一種是由於認可資格沒有繼續保持,認證機構原有的主要管理人員流失,審核人員大量轉出,其自身的管理體係由於一係列的重大變化而受到嚴重影響。

第二種:已獲認可的認證機構其關鍵場所從總部脫離出來,單獨申請初次認可。由於這類機構已從事多年關鍵場所的認證活動,並已擁有較為穩定的客戶群和審核員隊伍,但仍存在管理人員對認可規範掌握不夠、獨立運作的管理經驗不足的問題。


第三種:一些從事實體經濟的企業老總投資成立新的認證機構。這類認證機構的管理人員及審核員通常是從其他認證機構招聘來的,他們的能力水平決定著認證機構的管理能力和審核能力,而這些人員的能力通常是不足或者是有缺陷的。


第四種:已獲得認可的認證機構申請增加專項或者是分項認可製度的認可。這種形式通常表現為認證機構選擇、聘用一些與申請專項或者是分項認可製度相對應的具有專業背景或是具有管理背景的人員,負責新認證製度的研發和認可工作的推進。認證機構對新增認可製度的管理能力取決於上述人員對新認可製度的管理水平和運作的能力。由於是建立在認證機構已有的管理體係基礎之上,因此其管理體係的運行不會有大的偏差。


第五種:獲得認可的認證機構被其他認證機構並購,原有認證機構在人員嚴重流失、管理體係運行趨於不穩定的情況下,申請增加新的專項或者是分項認可製度。這種認證機構通常情況下管理能力很薄弱。


第六種:新獲得認可認證機構,在其管理基礎尚不牢固的情況下,盲目擴大認證業務增加專項或者是分項認可製度。

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二、對初次認可機構受理和評審中發現的問題




(一)受理中的問題

不符合申請條件,CNAS未受理申請人的申請,包括在預訪問階段發現申請認可的認證機構存在問題,未受理申請人的認可申請。


(二)文件評審中的問題

1.如前麵所述,對第一種、第二種和第三種表現形式的認證機構,其文件化管理體係通常是在原有認證機構或者是總部原有管理體係文件基礎上進行的修訂。近年來,由於CNAS認可規範文件包括認可規則、認可準則、認可指南等已陸續修訂,但認證機構並沒有識別出這些文件的變化內容,在提交的管理體係文件中仍存在很多引用文件不是現行最新有效版本,導致其管理體係文件並沒有滿足新版認可規範的要求。

2.對第四種和第五種表現形式的認證機構,在文件評審中發現的主要問題是其管理體係文件未完全覆蓋認可規範的要求,包括存在規定的缺失或是文件規定不適宜等情況。

3.對第六種表現形式的認證機構,在文件評審中發現,由於其管理能力不足,加之新認可製度要求的增加,使得認證機構不僅沒能對原有文件進行完善,還導致原有管理體係文件出現混亂,甚至是出現自相矛盾的現象。

總之,認證機構管理體係文件中存在的共性問題就是可操作性較差,甚至是完全照抄照搬其他認證機構管理體係文件。


(三)現場評審中的問題

現場評審中的問題較多,導致評審組開具的不符合項也比較多。其中,較為集中和嚴重的問題歸納如下:

1. 評審現場所提供的證據表明,認證機構實際情況與在申請書中所填報的信息存在不一致。例如:認證機構申請擴大某一專項認可製度,在向CNAS提交的申請書中顯示,共有3個認證組織,但在實際現場評審過程中,認證機構隻能提供1份認證組織的認證審核檔案,即不滿足受理申請的條件。申請書中顯示,認證機構已實施了覆蓋所申請分項認可製度的內審和管理評審,但在現場評審所提交的評審計劃和實施材料中,卻未見覆蓋到所申請的專項認可製度的認證活動。

2. 認證機構自我糾正及自我完善的能力不夠。如:在內審和管理評審的策劃和實施中存在較為嚴重的問題,這類問題是評審中發現的較普遍的問題,具體表現在如下幾個方麵:

(1)不具備內審和管理評審策劃和實施的能力,借助外部資源實施內審和管理評審。例如:某一認證機構完全照搬了其他認證機構的內審和管理評審策劃和實施記錄,記錄中存在很多邏輯性或不該發生的錯誤,比如:記錄中遺留了其他認證機構的名稱等。

(2)對內審員的管理不充分,導致其能力的不足。比如:缺少內審員的能力準則規定或者其能力準則的規定不滿足要求;不對內審員的能力進行評價;實施內審的人員不具備審核能力;對內審員缺乏必要的CNAS認可規範以及自身管理體係文件等要求的培訓。

(3)內審策劃時對審核的依據識別不充分,導致了內審的範圍不充分。比如:內審依據中存在認可準則不是現行有效版本。內審依據中IAF發布的有關強製性文件,如:CNAS-CC11、CNAS-CC12、CNAS-CC13、CNAS-CC14、CNAS-CC105、CNAS-CC106等有遺漏。某認證機構在管理體係運行以來,策劃實施了兩次內審,但兩次內審關於認可要求的依據隻有CNAS-CC01:2015,缺少其他相關的認可規範要求。

(4)內審的實施走形式、走過場,內審中不符合較少且缺乏深度,不能有效識別管理體係存在的不足並進行自我改進。比如:評審組現場發現較多的問題,但認證機構的內審中隻發現一個某認證審核人員未簽署協議的不符合問題。

(5)管理評審策劃輸入不充分、不準確。比如:某認證機構策劃了兩次管理評審,但在管理評審輸入信息中缺少維護公正性、客戶和利益相關方的反饋信息。某認證機構在管理體係運行以來隻實施了一次管理評審,但在這次管理評審計劃的輸入信息中卻包括了上次管理評審的輸入信息。

3. 對CNAS-CC12:2008《已認可的管理體係認證的轉換》文件理解不準確。該文件適用於已認可的管理體係認證機構間的認證證書的轉換,不適用於未獲認可的初次認可機構。一些新申請認可的認證機構在未獲得認可的情況,即將其他認證機構的認證證書或原認證機構總部的認證證書轉換為自己的認證證書,並按照監督或再認證策劃實施審核。正確的做法應該是,初次認證即按新客戶實施認證,並頒發認證證書。

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三、對初次認可評審策劃和評審實施的建議




基於上述對初次認可認證機構的特點及存在問題的分析,筆者就如何有效實施初次認可評審策劃和實施評審,提出以下幾點建議:

(一) 受理和策劃過程

1. 在認可受理階段進行風險控製,明確在預訪問和文件評審中關注的重點,充分發揮認可的約束作用,以便進一步提升認可質量。

2.結合初次認可受理階段的預訪問,基於對申請認證機構的成立背景及管理能力的了解,以便對初次申請認可的認證機構實施有針對性的認可評審策劃。同時,要綜合考慮認證機構申請的認可業務範圍數量、認證機構現有的管理人員、審核員數量等因素,合理計算評審人日數,以提高認可評審的有效性和評審效率。

3.在選擇評審組成員時,要充分考慮申請認可認證機構的業務範圍,選擇負責任、講原則、具有較豐富評審經驗的評審員組建初評認可評審組。

4.進一步細化和完善與初次認可評審相關的項目管理和評審作業文件,以便改進對評審策劃和評審實施的管理,提高評審的一致性和有效性。


(二)評審實施過程

1.評審組長在評審策劃的基礎上對評審實施過程進行有針對性的策劃,並體現在認可評審計劃中,包括對申請認可業務範圍以及評審組能力的確認。依據評審組成員具備的能力對評審組做好分工,根據認證機構的特點具體策劃評審實施的關注點。

2.評審組長認真實施文件評審,及時指出認證機構管理體係文件中存在的問題,為後續的現場評審打好基礎。

3.調整認可評審思路。初次認可評審是一次全麵的認可評審,目的是評價認證機構管理體係與CNAS認可規範的符合性,是否具備開展相應認證活動的能力,包括專業能力。評審組宜關注並收集認證機構能力的證據,對認證機構管理中的問題進行全麵的把脈,不宜將評審時間和精力過多地放在認證機構的技術領域劃分是否合理等問題上。以往一些初次認可評審組開出了大量這方麵的不符合,在實際操作過程中,這些問題的整改反而對認證機構的改進並沒有起到非常重要的作用,導致的結果是:一些新的認證機構初次認可評審組開出的不符合數量較多,但在認可後的專項監督評審中發現了很多認證實施過程中管理的問題,有的甚至被暫停處理。


 

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